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客户要用系统处理哪些事情(哪些类型的合同)

2020-03-23

合同管理系统做什么?

对 ToB 产品来说,大多数情况下不需要 PM 拥有多么大的脑洞,只需要搞清客户需求,知道他们如何在线下处理各项工作即可。

因为每一个新奇的想法都需要公司付钱,而客户并不一定会接受,所以不用乱加天马行空的想法,甚至暂时不去迎合市场需要。比如电子签证。

具体来说,需要先搞清以下问题:

  • 客户来自哪个行业?
  • 系统的需求方来自哪个部门?
  • 客户要用系统处理哪些事情(哪些类型的合同)?
  • 客户需要通过系统如何处理工作?照搬线下工作场景,还是对此做改进?
  • 有哪些员工(角色)会用到系统?使用频率分别有多高?

在进行相关市场调研后,我们找到五个有可能与合同管理软件发生关系的职能角色,以及他们的关键需求:


二、合同管理系统怎么做?

对合同管理来说,实际上每一类合同都有自己相应的处理方式(可以参考百科中介绍的合同类型),但为每种类型的合同分别设计流程又不切实际。

因此需要产品经理事先了解每一类合同的使用场景、信息结构和处理方式,然后结合已经确定好的边界(跟客户签下的合同就是边界),对它们进行抽象化处理。

在简单地了解客户需求后,顺便梳理一下有关合同管理的业务流程:可以把这个流程看作是“实际业务处理流程+理想化流程”的集合体,因为客户采购一款系统并不仅仅只是想把线下工作照搬到线上,更希望带来管理水平方面的提升。

此处省略长篇大论的分析,直接说结论!

1. 合同管理的业务流程

下图就是合同管理最基本的业务流程;五个角色是抽象出来的用户分类,真实情况下并不一定会按照这样的职能分配进行管理,但流程大同小异:


在“合同管理员”角色完成“合同录入”并审批通过后,即标志着该合同正式生效—这理想状态下的流程:先立项,后签合同

而对于小额合同,可能根本就不需要立项申请和法务审核(直接使用模板合同);或者是客户选择把立项工作放在线下。这样的话,流程就变为下图:


上面两个流程比较粗略,接下来放大流程中两处比较重要的细节:

  1. 审批
  2. 执行

审批有两个层面的意思,一是人工审批(由领导主观意愿决定),二是系统控制(为需要控制的数据类型设置阈值):


这里的外部系统不仅可以是供应链系列的库存系统,也可以是财务系列的预算系统,一个合同管理软件有太多地方可以跟其他系统建立接口了,这里只是举例。

把对调外部系统数据和审批流程放在一起是为了方便解释“审批”,所以画的不太科学哈(费了半天劲,结果审批没通过~

合同执行包含:业务层面的执行(项目进度、收发货进度),财务层面的执行(收付款进度,开票进度):


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